GTC

ALGEMENE VOORWAARDEN VOOR EVENEMENTEN (AGBV 6.0) (vanaf: oktober 2021)

1. TOEPASSINGSGEBIED

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op overeenkomsten voor de huur van conferentie-, banket- en evenementenruimten van het hotel voor de organisatie van evenementen zoals banketten, seminars, conferenties, tentoonstellingen en presentaties enz. en op alle andere diensten en leveringen die het hotel in dit kader voor de klant verricht.

1.2 Voor het onderverhuren of opnieuw verhuren van de ter beschikking gestelde kamers, ruimtes of vitrines alsmede voor uitnodigingen voor sollicitatiegesprekken, verkoop of soortgelijke evenementen is de voorafgaande toestemming van het hotel in tekstvorm vereist, waarbij wordt afgezien van het recht op annulering conform § 540 lid 1 zin 2 BGB.
1.3 De algemene voorwaarden van de klant zijn alleen van toepassing indien dit uitdrukkelijk in tekstvorm is overeengekomen.

2. SLUITING VAN HET CONTRACT, PARTNERS, AANSPRAKELIJKHEID

2.1 De contractuele partners zijn het hotel en de klant. Het contract komt tot stand na aanvaarding van de aanvraag van de klant door het hotel. Het hotel kan de reservering van het evenement in tekstvorm bevestigen.

2.2 Het hotel is aansprakelijk voor schade waarvoor het aansprakelijk is en die voortvloeit uit letsel aan leven, lichaam of gezondheid. Bovendien is het hotel aansprakelijk voor andere schade die berust op een opzettelijk of grof nalatig plichtsverzuim van het hotel of op een opzettelijk of grof nalatig verzuim van typische contractuele verplichtingen van het hotel. Typische contractuele verplichtingen zijn verplichtingen die in de eerste plaats de goede uitvoering van het contract mogelijk maken en op de uitvoering waarvan de klant vertrouwt en mag vertrouwen. Plichtsverzuim door een wettelijke vertegenwoordiger of plaatsvervanger staat gelijk aan plichtsverzuim door het hotel. Verdere aanspraken op schadevergoeding zijn uitgesloten, tenzij anders geregeld in artikel 9. In geval van storingen of gebreken in de dienstverlening van het hotel zal het hotel zich inspannen om deze te verhelpen zodra het hotel hiervan op de hoogte is of de klant onmiddellijk een klacht indient. De klant is verplicht redelijke inspanningen te verrichten om de storing te verhelpen en eventuele schade tot een minimum te beperken. Bovendien is de klant verplicht het hotel tijdig op de hoogte te stellen van de mogelijkheid van uitzonderlijk hoge schade.

3. DIENSTEN, PRIJZEN, BETALING, COMPENSATIE

3.1 Het hotel is verplicht de door de klant bestelde en door het hotel toegezegde diensten te verlenen.

3.2 De klant is verplicht tot betaling van de overeengekomen of geldende prijzen van het hotel voor deze en andere gebruikte diensten. Dit geldt ook voor diensten waartoe de klant rechtstreeks of via het hotel opdracht heeft gegeven en die door derden worden geleverd en door het hotel worden uitbetaald. Dit geldt in het bijzonder ook voor aanspraken van auteursrechtenorganisaties.

3.3 Indien een minimumomzet is overeengekomen en deze niet wordt gehaald, kan het hotel 60% van het verschil als gederfde winst vorderen, tenzij de klant een lagere schade bewijst of het hotel een hogere schade bewijst.

3.4 De overeengekomen prijzen zijn inclusief de op het moment van het sluiten van de overeenkomst geldende belastingen. Als de wettelijke belasting over de toegevoegde waarde na het sluiten van de overeenkomst verandert, worden de prijzen dienovereenkomstig aangepast. Bij overeenkomsten met consumenten geldt dit alleen als de periode tussen het sluiten van de overeenkomst en de uitvoering ervan langer is dan vier maanden.

3.5 Indien betaling op rekening is overeengekomen, dient betaling zonder aftrek te geschieden binnen tien dagen na ontvangst van de factuur, tenzij anders is overeengekomen.

3.6 Het hotel is gerechtigd om bij het afsluiten van de overeenkomst een redelijk voorschot of een waarborgsom van de klant te verlangen, bijvoorbeeld in de vorm van een creditcardgarantie. De hoogte van het voorschot en de betalingsdata kunnen in tekstvorm in het contract worden vastgelegd. De wettelijke bepalingen zijn van toepassing als de klant in gebreke blijft met de betaling.

3.7 In gerechtvaardigde gevallen, bijvoorbeeld indien de klant een betalingsachterstand heeft of indien de omvang van de overeenkomst wordt uitgebreid, is het hotel gerechtigd om ook na het sluiten van de overeenkomst tot aan de aanvang van het evenement een voorschot of waarborgsom in de zin van artikel 3.6 hierboven te verlangen of een verhoging van het in de overeenkomst overeengekomen voorschot of de waarborgsom tot de volledige overeengekomen vergoeding.

3.8 De klant kan een onbetwiste of rechtsgeldig vastgestelde vordering slechts verrekenen met een vordering van het hotel.

3.9 De klant gaat ermee akkoord dat de factuur hem elektronisch wordt toegezonden.

4. TERUGTREKKING DOOR DE KLANT (ANNULERING)

4.1 De klant kan de met het hotel gesloten overeenkomst slechts eenzijdig kosteloos annuleren indien in de overeenkomst uitdrukkelijk een recht op kosteloze annulering is overeengekomen of indien een wettelijk recht op kosteloze annulering bestaat.

4.2 Indien het hotel en de klant een datum voor kosteloze annulering van de overeenkomst zijn overeengekomen, kan de klant tot die datum de overeenkomst annuleren zonder dat het hotel aanspraak kan maken op betaling of schadevergoeding. Het herroepingsrecht van de klant vervalt indien hij dit op de overeengekomen datum niet in tekstvorm jegens het hotel heeft uitgeoefend.

4.3 Indien er geen annuleringsrecht conform punt 4.1 is overeengekomen of reeds is verlopen en er ook geen wettelijk recht op kosteloze ontbinding van de overeenkomst bestaat, behoudt het hotel ondanks niet-gebruik van de dienst aanspraak op de overeengekomen vergoeding conform de punten 3.3, 4.4, 4.5 en 4.6. Het hotel moet de inkomsten uit andere verhuringen en de bespaarde kosten compenseren. De per geval bespaarde kosten kunnen forfaitair worden berekend, in geval van individueel gespecificeerde huurprijzen ten bedrage van 10%, anders in overeenstemming met de artikelen 3.3, 4.4, 4.5 en 4.6. Het staat de klant vrij te bewijzen dat de vordering niet of niet in het gevorderde bedrag is ontstaan. Het staat het hotel vrij te bewijzen dat een hogere vordering is ontstaan.

4.4 Indien de klant pas vanaf de 60e dag voor de datum van het evenement annuleert, is het hotel gerechtigd om naast de overeengekomen huurprijs (minus eventuele inkomsten of bespaarde kosten conform 4.3 zin 2) en de verleende diensten conform artikel 3.2 zin 2 en/of een overeengekomen minimumomzet conform artikel 3.3, 35% van de gederfde verbruiksomzet in rekening te brengen, 60% van de verbruiksomzet vanaf de 30e dag en 85% van de verbruiksomzet vanaf de 10e dag. Bij meerdaagse gebeurtenissen is de eerste dag van de gebeurtenis bepalend voor de berekening van de termijn. Het staat de klant vrij te bewijzen dat de vordering niet of niet voor het gevorderde bedrag is ontstaan. Het staat het hotel vrij te bewijzen dat een hogere vordering is ontstaan.

4.5 De berekening van de consumptieomzet is gebaseerd op de formule Overeengekomen menuprijs plus drankjes x aantal deelnemers. Indien voor het menu nog geen prijs is overeengekomen, wordt uitgegaan van het goedkoopste 3-gangen menu van de betreffende geldige evenementenaanbieding. Drankjes worden voor een derde van de menuprijs in rekening gebracht.
4.6 Indien een vaste conferentieprijs per deelnemer is overeengekomen, is het hotel gerechtigd 60% van de vaste conferentieprijs x overeengekomen aantal deelnemers in rekening te brengen in geval van annulering vanaf de 60e dag voor de datum van het evenement, 75% vanaf de 30e dag en 85% vanaf de 10e dag. Bij meerdaagse evenementen is de eerste dag van het evenement bepalend voor de berekening van de annuleringstermijn. Het staat de klant vrij te bewijzen dat de vordering niet of niet voor het gevorderde bedrag is ontstaan. Het staat het hotel vrij te bewijzen dat een hogere vordering is ontstaan.

5. ANNULERING DOOR HET HOTEL

5.1 Indien is overeengekomen dat de klant de overeenkomst binnen een bepaalde periode kosteloos kan opzeggen, is het hotel gerechtigd de overeenkomst tijdens deze periode op te zeggen indien er aanvragen van andere klanten voor de contractueel geboekte evenementenruimten zijn en de klant niet binnen een redelijke termijn op aanvraag van het hotel afstand doet van zijn opzeggingsrecht. Dit geldt ook indien een optie wordt verleend, indien er andere aanvragen binnenkomen en de klant niet bereid is om op aanvraag van het hotel binnen een redelijke termijn een definitieve reservering te maken.

5.2 Indien een overeenkomstig artikel 3.6 en/of artikel 3.7 overeengekomen of verlangde vooruitbetaling of waarborgsom ook na het verstrijken van een door het hotel gestelde redelijke respijttermijn niet is voldaan, heeft het hotel eveneens het recht de overeenkomst te ontbinden.

5.3 Bovendien heeft het hotel het recht om zich om objectief gerechtvaardigde redenen buitengewoon terug te trekken uit het contract, in het bijzonder indien

– Overmacht of andere omstandigheden waarvoor het hotel niet verantwoordelijk is, maken het onmogelijk om het contract na te komen;

– evenementen of kamers worden geboekt met misleidende of valse informatie of verzwijging van materiële feiten; materiële feiten kunnen de identiteit van de klant, de mogelijkheid om te betalen of het doel van het verblijf zijn;

– het hotel heeft gegronde redenen om aan te nemen dat het evenement de goede werking van het bedrijf, de veiligheid of de reputatie van het hotel in de ogen van het publiek in gevaar kan brengen, zonder dat dit te wijten is aan de sfeer van controle of organisatie van het hotel;

– het doel of de gelegenheid van het evenement onwettig is;

– er sprake is van een schending van paragraaf 1.2.

5.4 De gerechtvaardigde annulering van het hotel vormt geen vordering tot schadevergoeding van de klant. Indien het hotel jegens de klant aanspraak kan maken op een schadevergoeding in geval van annulering overeenkomstig het bovenstaande artikel 5.2 of 5.3, kan het hotel een forfaitair bedrag in rekening brengen. De artikelen 4.3 tot en met 4.6 zijn in dit geval van overeenkomstige toepassing.

6. WIJZIGINGEN IN HET AANTAL DEELNEMERS EN HET TIJDSTIP VAN HET EVENEMENT

6.1 Een verhoging van het aantal deelnemers met meer dan 5% dient uiterlijk vijf werkdagen voor aanvang van het evenement aan het hotel te worden doorgegeven; hiervoor is toestemming van het hotel nodig, die in tekstvorm dient te worden gegeven. Facturering vindt plaats op basis van het werkelijke aantal deelnemers, maar ten minste 95% van het overeengekomen hogere aantal deelnemers. Als het werkelijke aantal deelnemers lager is, heeft de klant het recht om de overeengekomen prijs te verminderen met de extra kosten die bespaard worden door het lagere aantal deelnemers.

6.2 Een vermindering van het aantal deelnemers met meer dan 5% dient tijdig, uiterlijk vijf werkdagen voor aanvang van het evenement, aan het hotel te worden doorgegeven. De factuur dient gebaseerd te zijn op het werkelijke aantal deelnemers, doch tenminste op 95% van het uiteindelijk overeengekomen aantal deelnemers. Artikel 6.1 zin 3 is van overeenkomstige toepassing.
6.3 Indien het aantal deelnemers met meer dan 10% wordt verminderd, is het hotel gerechtigd de bevestigde kamers te ruilen, rekening houdend met een eventueel verschil in zaalhuur, tenzij dit onredelijk is voor de klant.

6.4 Indien de overeengekomen aanvangs- of eindtijden van het evenement worden verschoven en het hotel met deze afwijkingen instemt, kan het hotel een redelijke vergoeding in rekening brengen voor de extra uitvoeringsbereidheid, tenzij het hotel in gebreke is gebleven.

7. NEEM JE EIGEN ETEN EN DRINKEN MEE

De klant mag geen eten en drinken meenemen naar evenementen. Uitzonderingen vereisen een overeenkomst in tekstvorm met het hotel. In dergelijke gevallen wordt een redelijke bijdrage in rekening gebracht om de overheadkosten te dekken.

8. TECHNISCHE FACILITEITEN, AANSLUITINGEN EN ANDERE APPARATUUR

8.1 Voor zover het hotel op verzoek van de klant technische voorzieningen, aansluitingen en/of andere apparatuur van derden ten behoeve van de klant betrekt, handelt het hotel in naam van, met machtiging van en voor rekening van de klant. De klant is aansprakelijk voor de zorgvuldige behandeling en de juiste teruggave van de apparatuur. De klant vrijwaart het hotel tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit de terbeschikkingstelling van deze apparatuur.

8.2 Voor het gebruik van de eigen elektrische apparatuur van de klant op het elektriciteitsnet van het hotel is de toestemming van het hotel vereist. Eventuele storingen of schade aan de technische installaties van het hotel veroorzaakt door het gebruik van deze installaties zijn ten laste van de klant, tenzij het hotel hiervoor verantwoordelijk is. Het hotel kan de elektriciteitskosten die voortvloeien uit het gebruik van dergelijke apparatuur vastleggen en forfaitair in rekening brengen.

8.3 Met toestemming van het hotel mag de klant zijn eigen telefoon-, fax- en datatransmissieapparatuur gebruiken. Het hotel kan hiervoor aansluitkosten in rekening brengen.

8.4 De klant moet tijdig en op eigen kosten de officiële vergunningen verkrijgen die nodig zijn voor het evenement. Hij is verantwoordelijk voor de naleving van publiekrechtelijke eisen en andere voorschriften.

8.5 De klant is verantwoordelijk voor het afhandelen van de formaliteiten en facturatie die vereist zijn in het kader van auteursrechtelijk relevante processen (bijv. muziekuitvoeringen, filmvertoningen, streamingdiensten) met de verantwoordelijke instellingen (bijv. GEMA).

8.6 Storingen aan technische of andere door het hotel ter beschikking gestelde apparatuur worden zo mogelijk onmiddellijk verholpen. Betalingen kunnen niet worden ingehouden of verminderd voor zover het hotel niet verantwoordelijk is voor deze gebreken.

9. VERLIES OF BESCHADIGING VAN VOORWERPEN DIE IN HET GEBOUW ZIJN MEEGEBRACHT

9.1 Alle tentoongestelde voorwerpen of andere zaken, met inbegrip van persoonlijke voorwerpen, die in de zalen van het evenement of in het hotel worden binnengebracht, zijn voor risico van de klant. Het hotel aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, vernietiging of schade, inclusief voor financiële verliezen, behalve in gevallen van grove nalatigheid of opzet van de kant van het hotel. Uitgesloten hiervan is schade als gevolg van letsel aan leven, lichaam of gezondheid. Bovendien zijn alle gevallen waarin bewaring een typische contractuele verplichting is vanwege de omstandigheden van het individuele geval uitgesloten van deze vrijstelling van aansprakelijkheid.

9.2 De door de klant meegebrachte decoratiematerialen en andere voorwerpen en het gebruik daarvan moeten voldoen aan de brandveiligheidseisen en de officiële voorschriften. Het hotel is gerechtigd hiervan een officieel bewijs te verlangen. Indien dit bewijs niet wordt geleverd, is het hotel gerechtigd het reeds meegebrachte materiaal op kosten van de klant te verwijderen. In verband met mogelijke schade moet de installatie en bevestiging van voorwerpen vooraf met het hotel worden overeengekomen.

9.3 Alle tentoongestelde voorwerpen of andere voorwerpen die in het hotel worden binnengebracht, moeten onmiddellijk na het einde van het evenement worden verwijderd. Indien de klant dit nalaat, kan het hotel de voorwerpen verwijderen en opslaan op kosten van de klant. Indien de voorwerpen in de zaal van de manifestatie blijven, kan het hotel een gepaste vergoeding aanrekenen voor het gebruik voor de duur dat de zaal niet toegankelijk is.

10. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE KLANT VOOR SCHADE

10.1 Indien de klant ondernemer is, is hij aansprakelijk voor alle schade aan gebouwen of inventaris veroorzaakt door evenementdeelnemers of bezoekers, werknemers, andere derden uit zijn omgeving of zichzelf.

10.2 Het hotel kan van de klant een passende borg verlangen, bijvoorbeeld in de vorm van een creditcardgarantie.

11. SLOTBEPALINGEN

11.1 Wijzigingen van en aanvullingen op de overeenkomst, de acceptatie van de aanvraag of deze Algemene Voorwaarden dienen in tekstvorm te geschieden. Eenzijdige wijzigingen of aanvullingen zijn ongeldig.

11.2 Indien de klant een handelaar of een rechtspersoon naar publiek recht is, is de exclusieve bevoegde rechtbank 69117 Heidelberg. Het hotel kan er echter ook voor kiezen om de klant aan te klagen in de vestigingsplaats van de klant. Hetzelfde geldt voor klanten die niet onder zin 1 vallen als zij hun maatschappelijke zetel of woonplaats niet in een lidstaat van de EU hebben.

11.3 Het Duitse recht is van toepassing. De toepassing van het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken is uitgesloten.

11.4 In overeenstemming met de wettelijke verplichting wijst het hotel erop dat de Europese Unie een onlineplatform voor de buitengerechtelijke beslechting van consumentengeschillen (“ODR-platform”) heeft opgericht: https://ec.europa.eu/consumers/odr/main/index.cfm?event=main.home.chooseLanguage
Het hotel neemt echter niet deel aan geschillenbeslechtingsprocedures voor arbitragecommissies voor consumenten.