Datenschutzinformation für Gäste und Interessenten

Der Europäische Hof Hotel Europa Heidelberg GmbH nach Art. 13, 14, 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Wir freuen uns über Ihr Interesse an unseren Produkten/Dienstleistungen. Der Schutz der Privatsphäre und des Persönlichkeitsrechts unserer Gäste/Interessenten hat für uns entscheidende Bedeutung. Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht (DS-GVO/ BDSG) geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den vereinbarten Dienstleistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Der Europäische Hof Hotel Europa Heidelberg GmbH vertreten durch Frau Dr. Caroline von Kretschmann und Frau Sylvia von Kretschmann Friedrich-Ebert-Anlage 1 69117 Heidelberg Tel.: +49 (0)6221 515 513 E-Mail: welcome@europaeischerhof.com Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benannt. Diesen erreichen Sie unter Der Europäische Hof Hotel Europa Heidelberg GmbH - Datenschutzbeauftragter - Friedrich-Ebert-Anlage 1 69117 Heidelberg E-Mail: dsb@europaeischerhof.com

2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage

Ihre personenbezogenen Daten werden nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und anderen relevanten Datenschutzvorschriften verarbeitet. Datenverarbeitung im Rahmen der Kunden-/Vertragsbeziehung (gem. Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO) Wir verarbeiten personenbezogene Daten, welche wir aus Geschäftsbeziehungen (mit Gästen oder Interessenten) oder Anfragen an unser Unternehmen erlangt haben. Diese Daten erhalten wir in der Regel direkt vom Vertragspartner oder einer anfragenden Person. Personenbezogene Daten können aber auch aus öffentlichen Quellen (z.B. Handelsregister) stammen, sofern die Verarbeitung dieser Daten zulässig ist. Auch können uns Daten von anderen Unternehmen berechtigt übermittelt worden sein. Je nach Einzelfall speichern wir zu diesen Daten auch eigene Informationen (z.B. im Rahmen einer laufenden Geschäftsbeziehung). Je nach Einzelfall kann es sich hierbei um Stammdaten (z.B. Name, Anschrift), Kontaktdaten (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Vertrags- und Abrechnungsdaten zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen oder notwendige Daten zur Bearbeitung einer Anfrage, gegebenenfalls auch Bonitätsdaten, Werbe- und Vertriebsdaten und sonstige Daten aus vergleichbaren Kategorien handeln. Zusätzlich speichern wir Ihre Auftragschronik und Ihre Korrespondenz mit uns. Wir verarbeiten Ihre, teilweise auch personenbezogene, Daten zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Vertragsverhältnissen, zur Angebotserstellung und Rechnungsstellung sowie zur Kontaktaufnahme und Information im Rahmen der Gästebetreuung. Zusätzlich können wir Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke verarbeiten: Datenverarbeitung im Rahmen der Direktwerbung inkl. Newsletter-Tracking Wenn Sie von uns Waren oder Dienstleistungen erwerben und hierbei Ihre E-Mail-Adresse hinterlegen, kann diese in der Folge durch uns für den Versand eines Newsletters verwendet werden. In einem solchen Fall wird über die Newsletter ausschließlich Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen versendet, sofern Sie der Datenverarbeitung für Direktwerbung nicht widersprochen haben. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 7 EU-DSGVO sowie § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG. Informationen zum Widerspruch finden Sie am Ende des Dokumentes. Datenverarbeitung im Rahmen des Newsletter-Abonnements inkl. Newsletter-Tracking Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, auf unserer Homepage den kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Zu diesem Zweck erheben wir die im Bestellformular für den Newsletter erwünschten Daten von Ihnen unter der Voraussetzung, dass Sie uns hierfür Ihre Einwilligung im Bestellformular erteilen. Pflichtfelder sind entsprechend gekennzeichnet. Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sog. Double-opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigen, werden Ihre Informationen gesperrt und nach einem Monat automatisch gelöscht. Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachzuweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können. Die Erhebung der E-Mail-Adresse des Nutzers dient dazu, den Newsletter zuzustellen. Die Erhebung sonstiger personenbezogener Daten im Rahmen des Anmeldevorgangs dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse zu verhindern. Daten im Rahmen der Kunden-Zufriedenheitsumfrage Sofern Sie uns zu Beginn des Vertragsverhältnisses Ihre E-Mail-Adresse zur Kommunikation mit Ihnen zur Verfügung gestellt haben, verwenden wir diese E-Mail-Adresse, um im Anschlusses Ihres Aufenthaltes eine Gäste-Zufriedenheitsumfrage durchzuführen. Zu diesem Zweck verarbeiten wir folgende Daten:

Name
E-Mail-Adresse

Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Gästebefragung ist die Analyse der Gästemeinungen zur Verfügbarkeit von Produkten, Präferenzen sowie allgemeine Zufriedenheit unserer Gäste, um unser Angebot und Dienstleistungen zielgerichteter gestalten zu können. Ziel der Befragung ist es, den Informationsfluss an die Gäste besser zu steuern. Die Teilnahme an der Befragung und die daraus resultierende Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig. Es entstehen Ihnen also keine Nachteile, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen und wenn Sie nicht an der Befragung teilnehmen. Die Aufbewahrung und Speicherung der Antworten der Gästebefragung und der daraus abgeleiteten Ergebnisse erfolgt zur Auswertung der Ergebnisse und evtl. Verbesserung unseres Angebotes. Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Der Verantwortliche hat ein berechtigtes Interesse daran, im Rahmen von Kundenbefragungen zu erfahren, welche Präferenzen die Kunden haben und somit die Daten zu erheben und auszuwerten. Außerdem besteht auch ein berechtigtes Interesse daran, die Auswertung mittels automatisierter Verfahren möglichst effizient zu gestalten. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Einladungen zu Veranstaltungen, Werbeaktionen etc.) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten oder sonst aufgrund von Rechtsnormen rechtlich erforderlich ist. (z.B. nach dem Geldwäschegesetz). Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Wir können Ihre personenbezogenen Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten verarbeiten. Das umfasst die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten z. B. zu folgenden Zwecken:

für die Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten sowie bestehenden Systemen und Prozessen;
für die Offenlegung von personenbezogenen Daten im Rahmen einer Due Diligence (Pflichtenkatalog), z.B. bei Unternehmensverkäufen;
für statistische Auswertungen oder für Markanalysen;
für das Benchmarking;
für interne und externe Untersuchungen und oder Sicherheitsüberprüfungen;
für die Sicherstellung und Wahrnehmung unseres Hausrechts durch entsprechende Maßnahmen (z.B. Videoüberwachungen);
für die Durchsetzung unserer Rechte und Abwehr unberechtigter Ansprüche im Fall eines Rechtsstreites mit Ihnen.
Ihre Daten anonymisiert zu Analysezwecken zu verwenden

3. Kategorien von personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:

Stammdaten: Personendaten (z.B. Name, Staatsangehörigkeit, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
Vertragsdaten: z. B. Kundennummer, Rechnungsanschrift
Abrechnungsdaten: Bankdaten, Kontoverbindung
Sonstige freiwilligen Angaben unserer Gäste: Vorlieben, Essenswünsche etc.

4. Wer erhält Ihre Daten?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und Dienstleister für unterstützende Tätigkeiten, z.B. in den Bereichen IT-Dienstleistungen, Logistik und Druckdienstleistungen, Archivierung, Belegbearbeitung, Datenvernichtung, Einkauf/Beschaffung, Medientechnik, Steuer- und Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Kurierdienste;
öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, nach denen wir zur Offenlegung von Daten verpflichtet sind;
Stellen und Institutionen aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten für unter Ziffer 3.4 genannte Zwecke (z. B. an Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gutachter).

Sofern Dritte Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten, werden wir die vertraglichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen ergreifen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur in dem Umfang verarbeitet werden, wie diese Verarbeitung notwendig ist. Die Dritten werden dazu verpflichtet, sich bei der Verarbeitung stets an das geltende Recht zu halten. Informationen über unsere Kunden dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern oder der Kunde eingewilligt hat. Arbeitnehmer unseres Unternehmens dürfen auf personenbezogene Daten nur zugreifen, soweit dies notwendig ist, um dem jeweiligen Zweck gerecht zu werden und ihre einzelnen Aufgaben erledigt werden können.

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken: Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Geldwäschegesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre. Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt. Unser Unternehmen hat adäquate Vorkehrungen getroffen, um die Geheimhaltung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Unser Unternehmen hat adäquate technische, physische und organisatorische Vorkehrungen getroffen, um personenbezogene Daten vor einer versehentlichen oder widerrechtlichen Vernichtung oder einem versehentlichen Verlust sowie vor Schäden, Veränderungen, einer unbefugten Weitergabe oder einem unbefugten Zugriff sowie vor jeder anderen Form einer widerrechtlichen Verarbeitung (darin inbegriffen, ohne darauf beschränkt zu sein, eine nicht notwendige Erfassung) oder weitergehenden Verarbeitung zu schützen. Dazu gehören beispielsweise Richtlinien zur IT-Sicherheit, Mitarbeiterschulungen und Sicherung von Servern.

7.Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)?

Von uns werden keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO eingesetzt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

8. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung eines Vertragsverhältnisses mit uns erforderlich, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet oder zur Wahrung berechtigter Interessen berechtigt sind. Zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten sind Sie nicht verpflichtet. Ohne die Bereitstellung wäre die Durchführung des Vertrages jedoch nicht ordnungsgemäß möglich, was in letzter Konsequenz die Verweigerung des Abschlusses oder die Beendigung eines Vertrages zur Folge haben könnte. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.

9. Betroffenenrechte

Sie können unter der o. g. Adresse und unter bestimmten Voraussetzungen

gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen;
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen;
gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

Falls Sie eines dieser Rechte geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an uns oder ggf. unseren Datenschutzbeauftragten. Wir empfehlen Ihnen, bei der Email-Kommunikation von besonders sensiblen Daten eine Inhaltsverschlüsselung zu wählen (z.B. verschlüsseltes pdf-Dokument o.ä.). Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Datenverarbeitung für Aufgaben im öffentlichen Interesse) erfolgt, zu widersprechen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Informationen über Ihr Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO Soweit wir die Verarbeitung für bestimmte Zwecke Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Nach Erhalt Ihres Widerrufs werden wir die Datenverarbeitung für die Zwecke einstellen, für die Sie uns die Einwilligung erteilt haben. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Erhalt Ihres Widerrufs bleibt unberührt. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Widerspruch gegen eine Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung Im Fall der Datenverarbeitung für Direktwerbung haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zweck derartiger Werbung einzulegen, gleichfalls gegen ein Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an: Der Europäische Hof Hotel Europa Heidelberg GmbH Friedrich-Ebert-Anlage 1 69117 Heidelberg Tel.: +49 (0)6221 515 513 E-Mail: welcome@europaeischerhof.com

10. Ihr Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Postfach 10 29 32 70025 Stuttgart Tel.: 0711/615541-0 E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de Änderung unserer Datenschutzerklärung Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu verändern, soweit dies wegen der technischen Entwicklung erforderlich wird. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version unserer Datenschutzerklärung.

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