CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE POUR LES ÉVÉNEMENTS (CGV 6.0)(MISE À JOUR OCTOBRE 2021)
1. CHAMP D’APPLICATION
1.1 Les présentes conditions générales s’appliquent aux contrats de location de salles de conférences, de banquets et de manifestations de l’hôtel pour l’organisation de manifestations telles que banquets, séminaires, réunions, expositions et présentations, etc. ainsi qu’à toutes les autres prestations et livraisons de l’hôtel effectuées dans ce contexte pour le client.
1.2 La sous-location ou la location ultérieure des locaux, surfaces ou vitrines mis à disposition ainsi que l’invitation à des entretiens d’embauche, à des manifestations de vente ou à des manifestations similaires requièrent l’accord préalable de l’hôtel sous forme de texte, le droit de résiliation conformément à l’article 540, paragraphe 1, phrase 2 du Code civil allemand étant exclu.
1.3 Les conditions générales de vente du client ne s’appliquent que si cela a été expressément convenu sous forme de texte.
2. CONCLUSION DU CONTRAT, PARTENAIRES, RESPONSABILITÉ
2.1 Les parties au contrat sont l’hôtel et le client. Le contrat est conclu par l’acceptation de la demande du client par l’hôtel. L’hôtel est libre de confirmer la réservation de l’événement sous forme de texte.
2.2 L’hôtel est responsable des dommages résultant d’une atteinte à la vie, à l’intégrité physique ou à la santé dont il est responsable. En outre, il est responsable de tout autre dommage résultant d’une violation intentionnelle ou par négligence grave des obligations de l’hôtel ou d’une violation intentionnelle ou par négligence des obligations contractuelles typiques de l’hôtel. Les obligations typiques du contrat sont celles qui permettent l’exécution correcte du contrat et sur l’exécution desquelles le client compte et peut compter. Un manquement aux obligations de l’hôtel équivaut à celui d’un représentant légal ou d’un auxiliaire d’exécution. Toute autre demande de dommages et intérêts, sauf disposition contraire au point 9, est exclue. Si des perturbations ou des défauts apparaissent dans les prestations de l’hôtel, l’hôtel s’efforcera d’y remédier dès qu’il en aura connaissance ou sur réclamation immédiate du client. Le client est tenu de faire ce qui est raisonnablement exigible de lui pour remédier à la perturbation et minimiser un éventuel dommage. Par ailleurs, le client est tenu d’informer l’hôtel en temps utile de la possibilité de survenance d’un dommage exceptionnellement élevé.
3. PRESTATIONS, PRIX, PAIEMENT, COMPENSATION
3.1 L’hôtel est tenu de fournir les prestations commandées par le client et promises par l’hôtel.
3.2 Le client est tenu de payer les prix convenus ou en vigueur de l’hôtel pour ces prestations et les autres prestations utilisées. Ceci s’applique également aux prestations commandées par le client directement ou par l’intermédiaire de l’hôtel, qui sont fournies par des tiers et facturées par l’hôtel. Ceci s’applique en particulier aux créances des sociétés de gestion des droits d’auteur.
3.3 Si un chiffre d’affaires minimum a été convenu et que celui-ci n’est pas atteint, l’hôtel peut exiger 60% de la différence à titre de manque à gagner, à moins que le client ne prouve que le dommage est inférieur ou que l’hôtel est supérieur.
3.4 Les prix convenus comprennent les taxes en vigueur au moment de la conclusion du contrat. En cas de modification de la taxe légale sur le chiffre d’affaires après la conclusion du contrat, les prix seront adaptés en conséquence. Pour les contrats conclus avec des consommateurs, ceci ne s’applique que si la période entre la conclusion et l’exécution du contrat est supérieure à quatre mois.
3.5 S’il a été convenu d’un paiement sur facture, le paiement doit être effectué – sauf accord contraire – dans les dix jours suivant la réception de la facture, sans déduction.
3.6 Lors de la conclusion du contrat, l’hôtel est en droit d’exiger du client un paiement anticipé approprié ou une garantie, par exemple sous la forme d’une garantie de carte de crédit. Le montant du prépaiement et les dates de paiement peuvent être convenus par écrit dans le contrat. En cas de retard de paiement du client, les dispositions légales s’appliquent.
3.7 Dans des cas justifiés, par exemple en cas de retard de paiement du client ou d’extension de l’étendue du contrat, l’hôtel est en droit, même après la conclusion du contrat et jusqu’au début de la manifestation, d’exiger un paiement anticipé ou une garantie au sens de l’article 3.6 ci-dessus ou une augmentation du paiement anticipé ou de la garantie convenue dans le contrat jusqu’à la totalité de la rémunération convenue.
3.8 Le client ne peut compenser ou déduire une créance de l’hôtel qu’avec une créance incontestée ou exécutoire.
3.9 Le client accepte que la facture puisse lui être transmise par voie électronique.
4. ANNULATION DU CLIENT (DÉSISTEMENT, ANNULATION)
4.1 Une résiliation unilatérale sans frais du contrat conclu avec l’hôtel par le client n’est possible que si un droit de résiliation sans frais a été expressément convenu dans le contrat ou s’il existe un droit légal de résiliation sans frais.
4.2 Si l’hôtel et le client ont convenu d’une date limite pour résilier le contrat sans frais, le client peut résilier le contrat jusqu’à cette date sans donner lieu à des demandes de paiement ou de dommages-intérêts de la part de l’hôtel. Le droit de résiliation du client s’éteint s’il ne l’exerce pas par écrit avant la date convenue avec l’hôtel.
4.3 Si un droit de résiliation conformément au point 4.1 n’a pas été convenu ou a déjà expiré et s’il n’existe pas non plus de droit légal à la résiliation sans frais du contrat, l’Ho-tel conserve le droit à la rémunération convenue conformément aux points 3.3, 4.4, 4.5 et 4.6 malgré la non-utilisation de la prestation. L’hôtel doit prendre en compte les recettes provenant d’une autre location ainsi que les dépenses économisées. Les dépenses économisées peuvent être calculées de manière forfaitaire, à hauteur de 10% pour les prix de location indiqués individuellement, et conformément aux points 3.3, 4.4, 4.5 et 4.6 pour le reste. Le client est libre de prouver que le droit n’a pas été généré ou qu’il ne l’a pas été au niveau requis. L’hôtel est libre de prouver qu’une demande plus élevée a été faite.
4.4 Si le client ne se désiste qu’à partir du 60e jour avant la date de l’événement, l’hôtel est en droit de facturer, en plus du prix de location convenu (déduction faite des recettes éventuelles ou des dépenses économisées conformément au point 4.3, deuxième phrase) ainsi que des prestations dépensées conformément au point 3.2, deuxième phrase et/ou d’un chiffre d’affaires minimum convenu conformément au point 3.3, 35% du chiffre d’affaires des consommations perdues, 60% à partir du 30e jour et 85% à partir du 10e jour. Pour les événements de plusieurs jours, le premier jour de l’événement est déterminant pour le calcul du délai. Le client est libre de prouver que la réclamation n’a pas été faite ou qu’elle n’a pas atteint le montant demandé. L’hôtel est libre de prouver qu’une demande plus élevée a été faite.
4.5 Le chiffre d’affaires des consommations est calculé selon la formule suivante : Prix du menu convenu plus boissons x nombre de participants. Si aucun prix n’a été convenu pour le menu, le menu 3 plats le moins cher de l’offre d’événement en vigueur sera utilisé comme base. Les boissons sont facturées à hauteur d’un tiers du prix du menu.
4.6 Si un forfait de conférence par participant a été convenu, l’hôtel est en droit de facturer 60% du forfait de conférence x nombre de participants convenu en cas d’annulation à partir du 60e jour avant la date de la manifestation, 75% à partir du 30e jour et 85% à partir du 10e jour. Pour les événements de plusieurs jours, le premier jour de l’événement est déterminant pour le calcul du délai. Le client est libre de prouver que la réclamation n’a pas été faite ou qu’elle n’a pas atteint le montant demandé. L’hôtel est libre de prouver qu’une demande plus élevée a été faite.
5. ANNULATION DE L’HÔTEL
5.1 S’il a été convenu que le client peut résilier le contrat sans frais dans un délai déterminé, l’hôtel est pour sa part en droit de résilier le contrat pendant cette période s’il existe des demandes d’autres clients pour les salles de réunion réservées par contrat et si le client ne renonce pas à son droit de résiliation après avoir interrogé l’hôtel dans un délai raisonnable. Cette disposition s’applique également à l’octroi d’une option si d’autres demandes sont formulées et que le client, interrogé par l’hôtel dans un délai raisonnable, n’est pas disposé à effectuer une réservation ferme.
5.2 Si un paiement anticipé ou une garantie convenu(e) ou exigé(e) conformément aux articles 3.6 et/ou 3.7 n’est pas fourni(e) même après l’expiration d’un délai supplémentaire raisonnable fixé par l’hôtel, ce dernier est également en droit de résilier le contrat.
5.3 En outre, l’hôtel est en droit de résilier le contrat de manière exceptionnelle pour des raisons objectivement justifiées, notamment si
– un cas de force majeure ou d’autres circonstances indépendantes de la volonté de l’hôtel rendent impossible l’exécution du contrat ;
– des événements ou des locaux sont réservés de manière fautive en donnant des indications trompeuses ou fausses ou en dissimulant des faits essentiels ; l’identité du client, sa solvabilité ou le but de son séjour peuvent être essentiels ;
– l’hôtel a de bonnes raisons de penser que la manifestation peut mettre en péril la bonne marche de l’entreprise, la sécurité ou la réputation de l’hôtel auprès du public, sans que cela soit imputable au domaine de contrôle ou d’organisation de l’hôtel ;
– le but ou la cause de l’événement est contraire à la loi ;
– une violation de l’article 1.2 a été commise.
5.4 La résiliation justifiée de l’hôtel ne donne pas droit au client à des dommages et intérêts. Si, en cas de résiliation conformément aux points 5.2 ou 5.3 ci-dessus, l’hôtel est en droit de réclamer des dommages et intérêts au client, l’hôtel peut les calculer de manière forfaitaire. Les points 4.3 à 4.6 s’appliquent dans ce cas en conséquence.
6. MODIFICATION DU NOMBRE DE PARTICIPANTS ET DE L’HEURE DE L’ÉVÉNEMENT
6.1 Une augmentation du nombre de participants de plus de 5% doit être communiquée à l’hôtel au plus tard cinq jours ouvrables avant le début de la manifestation ; elle nécessite l’accord de l’hôtel, qui doit être donné sous forme de texte. Le décompte se base sur le nombre réel de participants, mais au moins 95% du nombre supérieur de participants convenu. Si le nombre réel de participants est inférieur, le client a le droit de réduire le prix convenu des dépenses supplémentaires qu’il a économisées en raison du nombre inférieur de participants et qu’il peut justifier.
6.2 Une réduction du nombre de participants de plus de 5% doit être communiquée à l’hôtel suffisamment tôt, au plus tard cinq jours ouvrables avant le début de la manifestation. La facturation sera basée sur le nombre réel de participants, mais au moins 95% du nombre de participants finalement convenu. Le point 6.1, troisième phrase, s’applique par analogie.
6.3 En cas de réduction du nombre de participants de plus de 10%, l’hôtel est en droit d’échanger les salles confirmées, en tenant compte du loyer de la salle éventuellement différent, à moins que cela ne soit inacceptable pour le client.
6.4 Si les heures de début ou de fin convenues pour l’événement sont décalées et que l’hôtel accepte ces écarts, l’hôtel peut facturer de manière appropriée la disponibilité supplémentaire des prestations, sauf si l’hôtel est fautif.
7. APPORTER DE LA NOURRITURE ET DES BOISSONS
En principe, le client n’est pas autorisé à apporter de la nourriture et des boissons lors des événements. Les exceptions doivent faire l’objet d’un accord écrit avec l’hôtel. Dans ce cas, une contribution raisonnable sera facturée pour couvrir les frais généraux.
8. INSTALLATIONS TECHNIQUES, CONNEXIONS ET AUTRES ÉQUIPEMENTS
8.1 Si l’hôtel se procure pour le client, à l’initiative de ce dernier, des installations techniques, des raccordements et/ou d’autres équipements auprès de tiers, il agit au nom, par procuration et pour le compte du client. Le client est responsable du traitement soigneux et de la restitution en bonne et due forme. Il libère l’hôtel de toutes les prétentions de tiers résultant de leur mise à disposition.
8.2 L’utilisation des propres installations électriques du client en utilisant le réseau électrique de l’hôtel nécessite l’accord de ce dernier. Les perturbations ou les dommages causés aux installations techniques de l’hôtel par l’utilisation de ces appareils sont à la charge du client, dans la mesure où l’hôtel n’en est pas responsable. L’hôtel est autorisé à enregistrer et à facturer de manière forfaitaire les frais d’électricité occasionnés par l’utilisation.
8.3 Le client est autorisé, avec l’accord de l’hôtel, à utiliser ses propres installations de téléphone, de télécopie et de transmission de données. L’hôtel peut exiger des frais de connexion à cet effet.
8.4 Le client doit se procurer en temps voulu et à ses frais les autorisations administratives nécessaires à la manifestation. Il est tenu de respecter les obligations de droit public et autres prescriptions.
8.5 Le client est tenu d’accomplir les formalités et de régler les comptes nécessaires avec les institutions compétentes (p. ex. GEMA) dans le cadre d’opérations relevant du droit d’auteur (p. ex. exécution de musique, projection de films, services de streaming) sous sa propre responsabilité.
Hotelverband Deutschland (IHA) e.V. Mise à jour : octobre 2021
8.6 Les dysfonctionnements des installations techniques ou autres mises à disposition par l’hôtel seront immédiatement éliminés dans la mesure du possible. Les paiements ne peuvent pas être retenus ou réduits dans la mesure où l’hôtel n’est pas responsable de ces dysfonctionnements.
9. PERTE OU DOMMAGE D’OBJETS APPORTÉS PAR LE PARTICIPANT
9.1 Les objets d’exposition ou autres, y compris les objets personnels, que le client emporte avec lui se trouvent dans les locaux de l’événement ou à l’hôtel à ses risques et périls. L’hôtel n’assume aucune responsabilité en cas de perte, de destruction ou d’endommagement, y compris pour les dommages pécuniaires, sauf en cas de négligence grave ou de faute intentionnelle de l’hôtel. Sont exclus de cette disposition les dommages résultant d’une atteinte à la vie, à l’intégrité physique ou à la santé. En outre, tous les cas dans lesquels la garde constitue une obligation contractuelle typique en raison des circonstances du cas particulier sont exclus de cette exonération de responsabilité.
9.2 Le matériel de décoration et les autres objets apportés par le client ainsi que leur utilisation doivent être conformes aux exigences techniques de protection contre les incendies et aux prescriptions des autorités. L’hôtel est en droit d’exiger une preuve officielle à cet effet. En l’absence d’une telle preuve, l’hôtel est en droit d’enlever le matériel déjà installé aux frais du client. En raison d’éventuels dommages, l’installation et la fixation d’objets doivent faire l’objet d’un accord préalable avec l’hôtel.
9.3 Les objets d’exposition ou autres apportés doivent être retirés immédiatement après la fin de la manifestation. Si le client ne le fait pas, l’hôtel peut procéder à l’enlèvement et au stockage aux frais du client. Si les objets restent dans la salle de la manifestation, l’hôtel peut facturer une indemnité d’utilisation appropriée pour la durée de la privation de la salle.
10. RESPONSABILITÉ DU CLIENT EN CAS DE DOMMAGES
10.1 Dans la mesure où le client est une entreprise, il est responsable de tous les dommages causés au bâtiment ou à l’inventaire par les participants ou les visiteurs de l’événement, les collaborateurs, d’autres tiers de son domaine ou lui-même.
10.2 L’hôtel peut demander au client de fournir une garantie appropriée, par exemple sous la forme d’une garantie de carte de crédit.
11. DISPOSITIONS FINALES
11.1 Les modifications et ajouts au contrat, à l’acceptation de la demande ou aux présentes conditions générales doivent être effectués sous forme de texte. Les modifications ou ajouts unilatéraux sont sans effet.
11.2 Si le client est un commerçant ou une personne morale de droit public, le tribunal de 69117 Heidelberg est seul compétent. L’hôtel peut également poursuivre le client en justice au siège du client. Il en va de même pour les clients qui ne sont pas concernés par la première phrase, s’ils n’ont pas leur siège ou leur domicile dans un Etat membre de l’UE.
11.3 Le droit allemand est applicable. L’application de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises est exclue.
11.4 Conformément à l’obligation légale, l’hôtel indique que l’Union européenne a mis en place une plateforme de règlement extrajudiciaire des litiges de consommation (« plateforme OSC ») : https://ec.europa.eu/consumers/odr/main/index.cfm?event=main.home.chooseLanguage
Toutefois, l’hôtel ne participe pas aux procédures de règlement des litiges devant les organismes de médiation des consommateurs.