GTC

CONDICIONES GENERALES PARA EVENTOS (AGBV 6.0)(A PARTIR DE: Octubre 2021)

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

1.1 Las presentes condiciones se aplican a los contratos de alquiler de salas de conferencias, banquetes y eventos del hotel para la organización de eventos como banquetes, seminarios, conferencias, exposiciones y presentaciones, etc., así como a todos los demás servicios y entregas prestados por el hotel al cliente en este contexto.

1.2 El subarriendo o realquiler de las habitaciones, zonas o escaparates facilitados, así como las invitaciones a entrevistas de trabajo, ventas o eventos similares, requieren el consentimiento previo del hotel en forma de texto, por lo que se renuncia al derecho de cancelación de conformidad con el § 540 párrafo 1 frase 2 BGB.
1.3 Las condiciones generales del cliente sólo se aplicarán si se ha acordado expresamente en forma de texto.

2. CELEBRACIÓN DEL CONTRATO, SOCIOS, RESPONSABILIDAD

2.1 Las partes contractuales son el hotel y el cliente. El contrato se perfecciona cuando el hotel acepta la solicitud del cliente. El hotel tiene la libertad de confirmar la reserva del evento en forma de texto.

2.2 El hotel es responsable de los daños de los que sea responsable y que se deriven de lesiones a la vida, la integridad física o la salud. Además, es responsable de otros daños que se basen en un incumplimiento doloso o gravemente negligente del deber por parte del hotel o en un incumplimiento doloso o negligente de las obligaciones contractuales típicas del hotel. Las obligaciones contractuales típicas son aquellas obligaciones que hacen posible el correcto cumplimiento del contrato en primer lugar y en cuyo cumplimiento confía y puede confiar el cliente. El incumplimiento de una obligación por parte de un representante legal o auxiliar ejecutivo equivale al incumplimiento de una obligación por parte del hotel. Quedan excluidas otras reclamaciones por daños y perjuicios, salvo que se regule lo contrario en la cláusula 9. En caso de que se produzcan interrupciones o defectos en los servicios del hotel, éste se esforzará por remediarlos en cuanto tenga conocimiento de ellos o cuando el cliente lo reclame inmediatamente. El cliente está obligado a realizar esfuerzos razonables para remediar la interrupción y minimizar cualquier posible daño. Además, el cliente está obligado a informar al hotel con la debida antelación de la posibilidad de que se produzcan daños excepcionalmente elevados.

3. SERVICIOS, PRECIOS, PAGO, COMPENSACIÓN

3.1 El hotel está obligado a prestar los servicios solicitados por el cliente y prometidos por el hotel.

3.2 El cliente está obligado a pagar los precios acordados o aplicables del hotel por estos y otros servicios utilizados. Esto también se aplica a los servicios encargados por el cliente directamente o a través del hotel, prestados por terceros y desembolsados por el hotel. En particular, esto también se aplica a las reclamaciones de las sociedades de gestión colectiva de derechos de autor.

3.3 Si se ha acordado una facturación mínima y ésta no se alcanza, el hotel podrá exigir el 60% de la diferencia en concepto de lucro cesante, salvo que el cliente demuestre una pérdida inferior o el hotel demuestre una pérdida superior.

3.4 Los precios acordados incluyen los impuestos aplicables en el momento de la celebración del contrato. Si el impuesto sobre el valor añadido legal cambia tras la celebración del contrato, los precios se ajustarán en consecuencia. En el caso de contratos con consumidores, esto sólo se aplicará si el periodo entre la celebración del contrato y su cumplimiento es superior a cuatro meses.

3.5 Si se ha acordado el pago a cuenta, el pago deberá efectuarse sin deducciones en un plazo de diez días a partir de la recepción de la factura, salvo acuerdo en contrario.

3.6 El hotel tiene derecho a exigir al cliente un anticipo o depósito de garantía razonable al celebrar el contrato, por ejemplo en forma de garantía de tarjeta de crédito. El importe del anticipo y las fechas de pago pueden acordarse en forma de texto en el contrato. Se aplicarán las disposiciones legales si el cliente se retrasa en el pago.

3.7 En casos justificados, por ejemplo si el cliente se retrasa en el pago o si se amplía el alcance del contrato, el hotel tiene derecho, incluso después de la celebración del contrato hasta el inicio del evento, a exigir un anticipo o depósito de garantía en el sentido de la cláusula 3.6 anterior o un aumento del anticipo o depósito de garantía acordado en el contrato hasta la remuneración total acordada.

3.8 El cliente sólo podrá compensar una reclamación indiscutible o legalmente exigible con una reclamación del hotel.

3.9 El cliente acepta que la factura se le envíe electrónicamente.

4. DESISTIMIENTO DEL CLIENTE (CANCELACIÓN)

4.1 El cliente sólo podrá desistir unilateralmente del contrato celebrado con el hotel de forma gratuita si se ha acordado expresamente en el contrato un derecho de desistimiento gratuito o si existe un derecho legal de desistimiento gratuito.

4.2 Si el hotel y el cliente han acordado una fecha para la cancelación del contrato sin coste alguno, el cliente podrá cancelar el contrato hasta esa fecha sin incurrir en reclamaciones de pago o indemnización por daños y perjuicios por parte del hotel. El derecho de desistimiento del cliente caducará si no lo ejerce en forma de texto ante el hotel en la fecha acordada.

4.3 Si no se ha acordado un derecho de rescisión conforme a 4.1 o ya ha expirado y tampoco existe un derecho legal a rescindir el contrato de forma gratuita, el hotel conserva el derecho a la remuneración acordada conforme a las secciones 3.3, 4.4, 4.5 y 4.6 a pesar de la no utilización del servicio. El hotel debe compensar los ingresos de otros alquileres y los gastos ahorrados. Los gastos ahorrados en cada caso pueden calcularse a tanto alzado, en el caso de precios de alquiler desglosados individualmente en un 10%, de lo contrario de acuerdo con las cláusulas 3.3, 4.4, 4.5 y 4.6. El cliente es libre de probar que la reclamación no se ha producido o no se ha producido en la cuantía reclamada. El hotel es libre de probar que ha surgido una reclamación mayor.

4.4 Si el cliente sólo cancela a partir del 60º día anterior a la fecha del evento, el hotel tiene derecho a cobrar el 35% de la facturación de consumo perdida, además del precio de alquiler acordado (menos cualquier ingreso o gasto ahorrado de acuerdo con 4.3 frase 2) y los servicios desembolsados de acuerdo con la sección 3.2 frase 2 y/o una facturación mínima acordada de acuerdo con la sección 3.3, el 60% de la facturación de consumo a partir del 30º día y el 85% de la facturación de consumo a partir del 10º día. En el caso de eventos que duren varios días, el primer día del evento será decisivo para el cálculo del plazo. El cliente es libre de probar que la reclamación no se ha producido o no se ha producido en la cuantía reclamada. El hotel es libre de probar que ha surgido una reclamación mayor.

4.5 El cálculo de la facturación por consumo se basa en la fórmula Precio acordado del menú más bebidas x número de participantes. Si aún no se ha acordado un precio para el menú, se utilizará como base el menú de 3 platos más barato de la respectiva oferta de evento válida. Las bebidas se cobrarán a un tercio del precio del menú.
4.6 Si se ha acordado una tarifa plana de conferencia por participante, el hotel tiene derecho a cobrar el 60% de la tarifa plana de conferencia x el número acordado de participantes en caso de cancelación a partir del 60º día anterior a la fecha del evento, el 75% a partir del 30º día y el 85% a partir del 10º día. En el caso de eventos de varios días de duración, el primer día del evento será decisivo para calcular el plazo de cancelación. El cliente es libre de probar que la reclamación no se ha producido o no se ha producido en la cuantía reclamada. El hotel es libre de probar que ha surgido una reclamación mayor.

5. CANCELACIÓN POR PARTE DEL HOTEL

5.1 Si se ha acordado que el cliente puede rescindir el contrato sin coste alguno dentro de un plazo determinado, el hotel tendrá derecho a rescindir el contrato durante dicho plazo si hay solicitudes de otros clientes para las salas de eventos reservadas contractualmente y el cliente no renuncia a su derecho de rescisión a petición del hotel dentro de un plazo razonable. Esto se aplicará igualmente si se concede una opción, si se reciben otras consultas y el cliente no está dispuesto a hacer una reserva en firme a petición del hotel en un plazo de tiempo razonable.

5.2 Si un pago por adelantado o un depósito de garantía acordado o exigido de conformidad con la Cláusula 3.6 y/o la Cláusula 3.7 no se realiza incluso después de que haya expirado un periodo de gracia razonable establecido por el hotel, el hotel también tiene derecho a rescindir el contrato.

5.3 Además, el hotel tiene derecho a rescindir el contrato de forma extraordinaria por razones objetivamente justificadas, en particular si

– Fuerza mayor u otras circunstancias no imputables al hotel que imposibiliten el cumplimiento del contrato;

– se reservan eventos o habitaciones de forma culpable con información engañosa o falsa o con ocultación de hechos materiales; los hechos materiales pueden incluir la identidad del cliente, la capacidad de pago o la finalidad de la estancia;

– el hotel tiene motivos razonables para creer que el acontecimiento puede poner en peligro el buen funcionamiento del negocio, la seguridad o la reputación del hotel ante la opinión pública, sin que ello sea imputable a la esfera de control u organización del hotel;

– la finalidad u ocasión del acto es ilícita;

– existe un incumplimiento de la sección 1.2.

5.4 La cancelación justificada del hotel no constituye una reclamación por daños y perjuicios por parte del cliente. En caso de que el hotel tenga derecho a reclamar daños y perjuicios al cliente en caso de cancelación de acuerdo con los apartados 5.2 ó 5.3 anteriores, el hotel podrá cobrar una cantidad a tanto alzado. En este caso, se aplicarán las cláusulas 4.3 a 4.6.

6. CAMBIOS EN EL NÚMERO DE PARTICIPANTES Y EN EL HORARIO DEL ACTO

6.1 El aumento del número de participantes en más de un 5% debe notificarse al hotel a más tardar cinco días laborables antes del inicio del evento; requiere el consentimiento del hotel, que debe darse en forma de texto. La facturación se basará en el número real de participantes, pero como mínimo en el 95% del número superior de participantes acordado. Si el número real de participantes es inferior, el cliente tiene derecho a reducir el precio acordado en los gastos adicionales ahorrados debido al menor número de participantes.

6.2 Una reducción del número de participantes superior al 5% deberá notificarse al hotel con la debida antelación, a más tardar cinco días laborables antes del inicio del evento. La factura se basará en el número real de participantes, pero como mínimo en el 95% del número de participantes finalmente acordado. La cláusula 6.1 frase 3 se aplica en consecuencia.
6.3 Si el número de participantes se reduce en más de un 10%, el hotel tiene derecho a intercambiar las habitaciones confirmadas, teniendo en cuenta cualquier diferencia en el alquiler de habitaciones, a menos que esto no sea razonable para el cliente.

6.4 Si se posponen las horas acordadas de inicio o finalización del evento y el hotel está de acuerdo con estas desviaciones, el hotel puede cobrar una tarifa razonable por la disponibilidad adicional para realizarlo, a menos que el hotel sea culpable.

7. LLEVA TU PROPIA COMIDA Y BEBIDA

El cliente no puede llevar comida ni bebida a los eventos. Las excepciones requieren un acuerdo en forma de texto con el hotel. En tales casos, se cobrará una contribución razonable para cubrir los gastos generales.

8. INSTALACIONES TÉCNICAS, CONEXIONES Y OTROS EQUIPOS

8.1 En la medida en que el hotel adquiera instalaciones técnicas, conexiones y/u otros equipos de terceros para el cliente a petición de éste, actuará en nombre, con autorización y por cuenta del cliente. El cliente será responsable de la manipulación cuidadosa y la devolución adecuada del equipo. El cliente indemnizará al hotel por todas las reclamaciones de terceros derivadas del suministro de dicho equipo.

8.2 El uso de equipos eléctricos propios del cliente que utilicen la red eléctrica del hotel requiere el consentimiento del hotel. Cualquier fallo o daño en el equipo técnico del hotel causado por el uso de dicho equipo correrá a cargo del cliente, a menos que el hotel sea responsable de ellos. El hotel podrá registrar y cobrar una tarifa plana por los gastos de electricidad derivados del uso de dichos equipos.

8.3 Con el consentimiento del hotel, el cliente está autorizado a utilizar su propio equipo de teléfono, fax y transmisión de datos. El hotel puede cobrar una tarifa de conexión por ello.

8.4 El cliente deberá obtener todas las autorizaciones oficiales necesarias para el evento con la debida antelación y a sus expensas. Será responsable del cumplimiento de los requisitos de derecho público y otras normativas.

8.5 El cliente es responsable de gestionar las formalidades y la facturación necesarias en el contexto de los procesos relevantes para los derechos de autor (por ejemplo, actuaciones musicales, proyecciones de películas, servicios de streaming) con las instituciones responsables (por ejemplo, GEMA).

8.6 Los fallos en los equipos técnicos o de otro tipo proporcionados por el hotel se rectificarán inmediatamente si es posible. Los pagos no podrán retenerse ni reducirse en la medida en que el hotel no sea responsable de estos fallos.

9. PÉRDIDA O DAÑO DE LOS OBJETOS INTRODUCIDOS EN LOS LOCALES

9.1 Cualquier objeto expuesto o de otro tipo, incluidos los objetos personales, que se introduzca en las salas del evento o en el hotel será por cuenta y riesgo del cliente. El hotel no acepta ninguna responsabilidad por pérdida, destrucción o daños, incluidas las pérdidas económicas, excepto en casos de negligencia grave o dolo por parte del hotel. Quedan excluidos los daños resultantes de lesiones a la vida, la integridad física o la salud. Además, quedan excluidos de esta exención de responsabilidad todos los casos en los que la custodia represente una obligación contractual típica debido a las circunstancias del caso concreto.

9.2 Los materiales decorativos y otros objetos traídos por el cliente y su uso deben cumplir los requisitos de seguridad contra incendios y las normativas oficiales. El hotel tiene derecho a exigir una prueba oficial de ello. Si no se aporta dicha prueba, el hotel tendrá derecho a retirar cualquier material ya introducido a expensas del cliente. Debido a posibles daños, la instalación y fijación de objetos debe acordarse previamente con el hotel.

9.3 Los objetos expuestos o de otro tipo que se introduzcan en el hotel deberán retirarse inmediatamente después de finalizar el evento. Si el cliente no lo hace, el hotel podrá retirar y almacenar los objetos a expensas del cliente. Si los objetos permanecen en la sala del evento, el hotel podrá cobrar una indemnización adecuada por su uso durante el tiempo que dure la retención de la sala.

10. RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE POR DAÑOS Y PERJUICIOS

10.1 Si el cliente es un empresario, será responsable de todos los daños a los edificios o al inventario causados por los participantes o visitantes del evento, empleados, otros terceros de su zona o él mismo.

10.2 El hotel puede exigir al cliente que proporcione un depósito de seguridad adecuado, por ejemplo en forma de garantía de tarjeta de crédito.

11. DISPOSICIONES FINALES

11.1 Las modificaciones y adiciones al contrato, a la aceptación de la solicitud o a estas Condiciones Generales deben hacerse en forma de texto. Las enmiendas o adiciones unilaterales no son válidas.

11.2 Si el cliente es un comerciante o una persona jurídica de derecho público, el fuero exclusivo es el 69117 de Heidelberg. No obstante, el hotel también puede optar por demandar al cliente en su domicilio social. Lo mismo se aplica a los clientes que no estén comprendidos en la frase 1 si no tienen su domicilio social o su lugar de residencia en un Estado miembro de la UE.

11.3 Se aplicará la legislación alemana. Queda excluida la aplicación de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías.

11.4 De acuerdo con la obligación legal, el hotel señala que la Unión Europea ha creado una plataforma en línea para la resolución extrajudicial de litigios en materia de consumo («plataforma RLL»): https://ec.europa.eu/consumers/odr/main/index.cfm?event=main.home.chooseLanguage
Sin embargo, el hotel no participa en procedimientos de resolución de litigios ante juntas arbitrales de consumo.